英國(guó)的企業(yè)檔案管理——標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)踐以及新發(fā)展

英國(guó)的企業(yè)檔案管理——標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)踐以及新發(fā)展

背景                                              
       首先是一些關(guān)于英國(guó)企業(yè)檔案的界定。
       企業(yè)或者商業(yè)這個(gè)術(shù)語(yǔ)通常是用來(lái)描述商業(yè)的或者工業(yè)性質(zhì)的工廠、公司制造或者進(jìn)行貨物貿(mào)易，提供物品及服務(wù)。通常這些公司是私營(yíng)的而不是國(guó)有的，都以營(yíng)利為目的。              
       企業(yè)檔案是指那些由于他們具有永久保存的價(jià)值，比如基于歷史原因，需要保留好的文件資料。              
       企業(yè)檔案或者企業(yè)一些部門(mén)的檔案是作為企業(yè)保留和保持這個(gè)公司有檔案價(jià)值的文件而起作用的保管單元。              
       這和中國(guó)的情況不一樣，在中國(guó)，很少有公司具有完全一體化且綜合的文件管理和檔案系統(tǒng)。因此，這通篇文章都是假設(shè)它凡是涉及到企業(yè)檔案和保管單元的都只是包括有永久保存價(jià)值文件的管理，除非我有詳細(xì)說(shuō)明它有其他方面的含義。              
       正式的內(nèi)部企業(yè)檔案管理的概念的發(fā)展歷程在英國(guó)有著一個(gè)不同尋常的悠久的歷史。它的根源可以追溯到19世紀(jì)的《公司法案》，從1856年開(kāi)始，一些特定種類(lèi)的文件被義務(wù)的要求不固定的保存。為企業(yè)檔案保管做出正式規(guī)定的第一家英國(guó)企業(yè)是英國(guó)銀行和米蘭銀行（現(xiàn)在他們都是匯豐銀行的一部分），那時(shí)是1930年。盡管直到1960年，巨大數(shù)量的企業(yè)才開(kāi)始委任檔案工作人員以職務(wù)。              
        在20世紀(jì)的最后30年，在英國(guó)企業(yè)檔案的數(shù)量急劇增加。在今天有80多家企業(yè)擁有自己的正式的檔案館。這意味著他們建立了檔案管理的方針政策，雇用了專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，積極提供對(duì)內(nèi)對(duì)外的檔案利用。              
        企業(yè)檔案工作的發(fā)展在英國(guó)并不是在同一時(shí)間波及全國(guó)的所有部門(mén)的。在英國(guó)并沒(méi)有檔案法規(guī)來(lái)控制企業(yè)的檔案管理。這里沒(méi)有任何法定義務(wù)像《英國(guó)法案》那樣要求任何文件都永久保存。因此，企業(yè)有權(quán)利選擇保存或者不保存檔案。一些特定行業(yè)對(duì)于保存檔案的重視程度要高于其余一些行業(yè)。在英國(guó)，銀行是引領(lǐng)企業(yè)檔案工作的部門(mén)。英國(guó)所有大的銀行以及一些小的商業(yè)銀行都有正式的檔案服務(wù)。其他的行業(yè)檔案工作做得不錯(cuò)的還有石油公司、電信行業(yè)、新聞電視媒體、釀酒廠以及零售商。        

演講者在行這個(gè)要點(diǎn)中將介紹一些獨(dú)特的企業(yè)檔案工作問(wèn)題
      企業(yè)檔案館和企業(yè)結(jié)構(gòu)的關(guān)系不同于企業(yè)檔案部門(mén)。大多數(shù)企業(yè)把內(nèi)部檔案管理當(dāng)作公司的一般工作環(huán)節(jié)。這種關(guān)系，可以使公司保持其對(duì)關(guān)于資金及可運(yùn)作資產(chǎn)文件收集的擁有權(quán)；也能使這些公司在未來(lái)控制對(duì)這些檔案的利用。在公司，文秘部門(mén)通常是保管企業(yè)檔案的場(chǎng)所，它們有責(zé)任按著《英國(guó)法案》或者其他法規(guī)來(lái)保存文件。另外一種普通的管理檔案的方式是通過(guò)企業(yè)的通信部門(mén)，特別是對(duì)于那些被看作有根本的可提升價(jià)值的檔案可以用這種方式。拿匯豐銀行集團(tuán)的檔案館作例子，它是一個(gè)對(duì)內(nèi)的檔案部門(mén)，擁有4個(gè)檔案管理員，它坐落在倫敦匯豐銀行集團(tuán)總部，委托企業(yè)通信部門(mén)來(lái)管理。
       然而，在一些企業(yè)，檔案工作不是作為一個(gè)對(duì)內(nèi)運(yùn)作的單元。企業(yè)日益普遍趨向于把檔案工作轉(zhuǎn)向信托機(jī)構(gòu)。信托機(jī)構(gòu)把文件收集的擁有權(quán)和管理移交給檔案館。舉例說(shuō)，在2004年，慈善Guardian基金會(huì)成為保護(hù)協(xié)會(huì)和觀察報(bào)的檔案收集的合法擁有者。這種把檔案轉(zhuǎn)到信托機(jī)構(gòu)的方式有利于檔案館成為獨(dú)立的管理者，不管這個(gè)公司未來(lái)命運(yùn)怎樣，它都負(fù)責(zé)保護(hù)檔案的未來(lái)保存。這些檔案從公司獨(dú)立出來(lái)也可以鼓勵(lì)從外部捐贈(zèng)者中獲得文件，這些捐贈(zèng)者比如說(shuō)有編輯、攝影師、通訊員，他們都是和報(bào)紙有些關(guān)系的人。此外，慈善信托機(jī)構(gòu)考慮從外部獲得資助的申請(qǐng)，同意實(shí)現(xiàn)支持正在進(jìn)行的為研究者服務(wù)收集的檔案的保存。
企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)踐
       企業(yè)的本質(zhì)，企業(yè)和檔案部門(mén)之間關(guān)系的本質(zhì)影響著企業(yè)檔案工作人員的優(yōu)先權(quán)和責(zé)任感。在英國(guó)，從銀行到釀酒廠，這些不同行業(yè)的企業(yè)，保持著自己的企業(yè)檔案單位；他們從內(nèi)部公司聯(lián)合用不同的人員來(lái)管理這些立檔文件單元，把檔案聚焦于研究者和慈善信托機(jī)構(gòu)，這意味著，沒(méi)有像這么典型的企業(yè)檔案館。
      但是英國(guó)的企業(yè)檔案管理體現(xiàn)著兩大重要發(fā)展趨勢(shì)，這兩個(gè)趨勢(shì)特別是在進(jìn)行企業(yè)的主要文件收集方面顯得尤其的突出。第一個(gè)趨勢(shì)，企業(yè)檔案館在選擇、管理、檔案收集保存方面朝著專(zhuān)業(yè)化的前瞻性的標(biāo)準(zhǔn)努力。第二個(gè)趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作者作為信息提供者的角色，引進(jìn)創(chuàng)新性的服務(wù)，為了獲得未來(lái)的支持和資助而強(qiáng)化檔案的價(jià)值。
      1、專(zhuān)業(yè)性的、前瞻性的標(biāo)準(zhǔn)在選擇、保存、編目、檔案中的應(yīng)用。
        在當(dāng)今，英國(guó)的大部分企業(yè)檔案工作者都是全職的專(zhuān)業(yè)的人員，他們擁有由英國(guó)的大學(xué)授予的檔案管理和文件管理專(zhuān)業(yè)的研究生學(xué)歷。他們的課程為所有的檔案工作者提供的是一個(gè)寬廣的、全面的培訓(xùn)，為的是培養(yǎng)出能夠適應(yīng)各種檔案工作的專(zhuān)業(yè)人員。
         在企業(yè)界，聘用一個(gè)專(zhuān)業(yè)的、有遠(yuǎn)見(jiàn)及前瞻性的人員來(lái)管理企業(yè)檔案，在維護(hù)和維持檔案的發(fā)展方面是很關(guān)鍵的。檔案管理的范圍很廣，檔案工作者需要適應(yīng)各種專(zhuān)業(yè)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，比如說(shuō)，編目中的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISAD(G)，檔案保存環(huán)境的英國(guó)標(biāo)準(zhǔn)5454。在這篇報(bào)告中，我沒(méi)有足夠的時(shí)間闡述所有的標(biāo)準(zhǔn)，只是選擇著重關(guān)注那些在現(xiàn)代企業(yè)環(huán)境下推動(dòng)檔案工作前進(jìn)被企業(yè)檔案工作適用的新發(fā)展。我要再次提到這些發(fā)展是由把握企業(yè)大量的文件收集的檔案工作來(lái)控制。
數(shù)字化文件的保存
      在現(xiàn)代的數(shù)字化世界，檔案的形成形式已經(jīng)超出了原來(lái)占統(tǒng)治地位的紙質(zhì)形式，傳統(tǒng)的檔案原則與實(shí)踐在指導(dǎo)工作時(shí)的效率正在降低。英國(guó)大部分企業(yè)檔案工作者高度重視到數(shù)字化文件管理的問(wèn)題。他們意識(shí)到要把檔案的堅(jiān)定、管理、保存活動(dòng)提前到電子文件生命周期的前端，從而來(lái)保證電子文件在數(shù)字化時(shí)代仍然保持其可用性。下面強(qiáng)調(diào)一下一些面臨的挑戰(zhàn)：
    （1）數(shù)字化文件的檔案價(jià)值在它產(chǎn)生的時(shí)候就要被確定，并在整個(gè)文件生命周期中對(duì)它進(jìn)行管理，從而來(lái)保證：
    a）文件被捕獲，電子文件產(chǎn)生時(shí)的所有卷冊(cè)都不被忽視。
    b)  電子文件的憑證性、情報(bào)價(jià)值是通過(guò)電子文件的真實(shí)性和完整性來(lái)實(shí)現(xiàn)的。傳統(tǒng)的文件都是在紙張上或者羊皮紙上產(chǎn)生的，他們?cè)诩埳嫌涗浀膬?nèi)容是很明顯的，要改變這些文件的內(nèi)容沒(méi)有一定的探測(cè)技術(shù)是很難的。而電子文件，沒(méi)有明顯的線索，要改變和作假藥簡(jiǎn)單的多。因此，保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，必須要對(duì)文件以及做了任何改變的審查線索進(jìn)行管理，明確由誰(shuí)在什么時(shí)候產(chǎn)生了文件。
   （2）另外，紙質(zhì)的和羊皮卷的檔案從產(chǎn)生到現(xiàn)在已經(jīng)在有了相對(duì)大的時(shí)間跨度，在他們變得容易破碎且容易腐蝕前，“如果沒(méi)有一百年的話，也有好幾十年了”。
        把文件放在合時(shí)的保管環(huán)境中，如果需要的話還可以應(yīng)用經(jīng)過(guò)試驗(yàn)的可靠的保存方法，一般是選取能適應(yīng)的溫度的物理保存方法比較好。電子文件利用的持久性以及其可讀性會(huì)隨著時(shí)間的流逝而受到威脅，因?yàn)樗麄円�依�?lài)于存儲(chǔ)數(shù)字化內(nèi)容的保存介質(zhì)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件。而且，存儲(chǔ)介質(zhì)、硬件、軟件很容易被技術(shù)改變。英國(guó) BBC電影檔案館在負(fù)責(zé)保存BBC電視公司的電影膠片。這些在檔案館中存放的膠片大多數(shù)是用數(shù)字化的D3磁帶形式。然而，為D3磁帶生產(chǎn)播放器的松下公司選出他們不再生產(chǎn)這種播放器了。那么這給BBC公司要保存那些存在數(shù)字化D3磁帶形式下的電影膠片的可用性，但是卻沒(méi)有播放器來(lái)播放支持這些磁帶留下了問(wèn)題。
      在英國(guó)的許多企業(yè)檔案館，都前瞻性地努力在文件生命周期的前端保持文件的完整性和持久性以此來(lái)解決第一個(gè)挑戰(zhàn)。
      在一些大公司的內(nèi)部檔案館都開(kāi)發(fā)了文件管理部門(mén)，或者是組織機(jī)構(gòu)與文件管理部門(mén)一起合作。舉個(gè)例子，聯(lián)合利華——這個(gè)引領(lǐng)食品、家居用品、個(gè)人用品的國(guó)際化制造商，他們的檔案館和文件管理服務(wù)在2002年合并到一起了。英國(guó)銀行，盡管檔案館和文件管理單位是分開(kāi)的，但是他們要向共同的領(lǐng)頭上司部門(mén)匯報(bào)工作，而且他們這兩個(gè)部門(mén)也是緊密聯(lián)合在一起的。在一些公司，就算沒(méi)有一個(gè)正式的了解文件管理流程的檔案工作者，他們也要用實(shí)踐來(lái)影響從文件產(chǎn)生開(kāi)始的檔案管理。

鑒定過(guò)程
       檔案工作的流程通常從鑒定工作開(kāi)始，選擇和評(píng)估一些重要文檔，這些文檔是一個(gè)集團(tuán)組織為了用來(lái)構(gòu)建它的歷史、產(chǎn)品、服務(wù)理念、發(fā)展過(guò)程而想要或者需要長(zhǎng)期保存的。從歷史上看，檔案的收集在企業(yè)環(huán)境中大都是發(fā)生在一份文件的生命周期之后的，就是它一旦對(duì)企業(yè)活動(dòng)不再有現(xiàn)行價(jià)值作用了，才收集它。
       在數(shù)字化時(shí)代，一個(gè)企業(yè)有大量的不同形式的電子文件產(chǎn)生，電子文件的性質(zhì)容易丟失。所以，企業(yè)檔案工作人員需要在文件形成的盡可能早的時(shí)間開(kāi)始鑒定檔案的價(jià)值，也就是在文件的產(chǎn)生時(shí)期和文件捕獲時(shí)期。比如說(shuō)匯豐銀行，檔案工作者和其他部門(mén)組織起來(lái)在總部辦公室舉行會(huì)議討論文件在形成時(shí)期潛在的檔案價(jià)值。他們要和各部門(mén)協(xié)商達(dá)成一份政策文件，確定文件一系列的檔案價(jià)值，明確一份文件產(chǎn)生后，在它轉(zhuǎn)交到檔案館永久保存前，需要在部門(mén)保留多久。為了監(jiān)督和協(xié)調(diào)文件持續(xù)轉(zhuǎn)換為檔案，檔案隊(duì)伍確定和部門(mén)每年開(kāi)一次回顧會(huì)議。這個(gè)每年一次的會(huì)議需要對(duì)任何系列的新文件進(jìn)行回顧，并加進(jìn)口政策里；也要對(duì)當(dāng)年產(chǎn)生的一些專(zhuān)門(mén)的特別的工程項(xiàng)目回顧并進(jìn)行記錄。

文件管理政策及流程
       為了影響文件管理和企業(yè)保存檔案文件的流程，檔案工作者愈加注重文件管理政策的發(fā)展，以及企業(yè)所采用的文件的形成及保持文件可靠的流程。一份政策文件里包含有清晰的聲明，在文件管理中文件形成者需要具備的責(zé)任；有企業(yè)的正式的指導(dǎo)手冊(cè)；要求企業(yè)和其員工遵守這些規(guī)定。這些程序提供個(gè)人方針以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的整理檔案文件的實(shí)踐，呼吁高效率的執(zhí)行政策。
       2003年，我在英國(guó)東北地區(qū)參加了一個(gè)考慮電子檔案長(zhǎng)期保存的范圍的調(diào)查。在4個(gè)企業(yè)檔案館參與的調(diào)查中，3個(gè)館已經(jīng)涉及文件管理的較寬范圍的政策的組織機(jī)構(gòu)發(fā)展；2個(gè)館在負(fù)責(zé)那些政策的實(shí)際執(zhí)行。同樣控制著可靠文件的管理和保持，這些政策明確的表明，文件被鑒定為有持久的價(jià)值的，最終必須轉(zhuǎn)交到檔案館。
為了獲得高級(jí)管理權(quán)威機(jī)構(gòu)去記錄這些管理政策，企業(yè)檔案工作人員重新包裝、出版符合公司優(yōu)先權(quán)的電子文件管理的價(jià)值。比如說(shuō)，在香港的匯豐銀行，我鼓勵(lì)高層管理部門(mén)支持一份電子文件管理的評(píng)論，我就強(qiáng)調(diào)它會(huì)給我們的運(yùn)作提高效率，我們減少在存儲(chǔ)和保持不需要的信息的不必要開(kāi)支，那么我們的開(kāi)銷(xiāo)也會(huì)得到節(jié)省。在其他一些商業(yè)企業(yè)，順從規(guī)則被證明會(huì)有關(guān)于增強(qiáng)電子文件管理的重要爭(zhēng)論。在藥學(xué)行業(yè)，舉例說(shuō)，立法清晰地要求有可靠的電子文件來(lái)證明一種藥的發(fā)展，保持并保留整個(gè)藥物發(fā)展的生命周期。
信息管理系統(tǒng)
       一些企業(yè)檔案館還影響機(jī)構(gòu)選擇信息系統(tǒng)的決策。那些系統(tǒng)要能實(shí)現(xiàn)電子信息的生成、管理、利用。聯(lián)合利華檔案館和文件管理部門(mén)，他們鼓勵(lì)集團(tuán)和電腦系統(tǒng)的經(jīng)理引進(jìn)一種叫作“Live Link”電子文件管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)具備支持文件的產(chǎn)生、維持、保存、構(gòu)建可靠文件的功能。

長(zhǎng)期的可利用性
      盡管許多企業(yè)檔案館在影響整個(gè)文件生命周期過(guò)程中文件的生成、管理上取得了很重要進(jìn)步，但是我不認(rèn)為任何一個(gè)檔案館已經(jīng)開(kāi)發(fā)出了可以抵抗軟件、硬件障礙從而保證電子文件長(zhǎng)期可用性的策略。還要看對(duì)于這樣的政策，檔案工作者要想獲得公司的資金贊助和資源支持是否能成功。同時(shí)，在早期的鑒定文件的活動(dòng)中，對(duì)公司有長(zhǎng)久價(jià)值的文件要移交到檔案部門(mén)保管。那么檔案庫(kù)房就會(huì)成為一個(gè)極好的審查文件可用性的地方，時(shí)間到時(shí)就可以申請(qǐng)保存的標(biāo)準(zhǔn)。像BBC電影公司檔案館，買(mǎi)盡可能多的D3播放器，節(jié)省部件來(lái)維護(hù)機(jī)器，再尋找更加可用的形式來(lái)轉(zhuǎn)換D3磁帶，這樣，這種格式的電影膠片的內(nèi)容就能長(zhǎng)期保存。

國(guó)際化觀念
      在英國(guó)企業(yè)檔案館的另一個(gè)發(fā)展情形也值得簡(jiǎn)單提一下。前瞻性的有遠(yuǎn)見(jiàn)性的檔案文件管理方法，是一種需要用全球化的觀念來(lái)看待檔案管理的意識(shí)，這種方法在跨國(guó)公司中成長(zhǎng)發(fā)展起來(lái)。這個(gè)發(fā)展尤其和我的工作職務(wù)有關(guān)，因此我想用匯豐銀行為例子。匯豐銀行集團(tuán)是世界上最大的銀行、金融業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)之一。他們?cè)跉W洲、亞太平洋地區(qū)、美國(guó)、中東、非洲地區(qū)都有業(yè)務(wù)。為了保證在全球化業(yè)務(wù)中我們的檔案文件記憶能夠持續(xù)包括在一起，那么鑒定工作就尤為重要，檔案要在集團(tuán)的所有地區(qū)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的管理。自從2004年8月開(kāi)始，我為匯豐銀行亞太平洋地區(qū)起著主要輔助作用的香港上海銀行在香港組建了一個(gè)檔案館。一個(gè)專(zhuān)業(yè)的檔案工作者的任命標(biāo)志著匯豐銀行國(guó)際化檔案管理方式的開(kāi)始。從集團(tuán)英國(guó)母公司的歷史檔案的集中管理向集團(tuán)地區(qū)化分公司的當(dāng)?shù)貦n案館的發(fā)展方向提升。

2、檔案工作者是信息服務(wù)提供者
      上面所談的獲得資金去支持專(zhuān)業(yè)的企業(yè)檔案館收集保存檔案的政策需要精力、熱情、很強(qiáng)的企業(yè)才能持續(xù)進(jìn)行并獲得成功。這把我?guī)У搅私裉煳乙獜?qiáng)調(diào)的第二個(gè)關(guān)鍵的部分，英國(guó)企業(yè)檔案工作的成功政策。企業(yè)檔案工作者不僅僅是文件的保管者，他們也是信息的提供者，提供創(chuàng)新性的服務(wù)，提高與企業(yè)核心目標(biāo)有關(guān)的檔案的利用。對(duì)于一個(gè)非營(yíng)利性質(zhì)的部門(mén)，企業(yè)檔案館的資金是很薄弱的，特別是在企業(yè)低迷時(shí)期，資金尤其難以周轉(zhuǎn)。因此，企業(yè)檔案工作者為了獲得資金要更努力工作，證明企業(yè)的檔案館的存在是應(yīng)當(dāng)?shù)摹Ｒ虼�，企業(yè)檔案工作者采取了一系列的激勵(lì)工作來(lái)提高他們?cè)谄髽I(yè)內(nèi)部，主要股東，客戶(hù)，以及更廣的社區(qū)范圍內(nèi)的價(jià)值和形象。
-進(jìn)行增值——內(nèi)部的，便宜的，貴的方式
     在內(nèi)部，檔案工作者要提供的服務(wù)范圍從市場(chǎng)材料，公共關(guān)系材料到歷史的法律性的證據(jù)。

     ○ 在公司的市場(chǎng)及公共關(guān)系活動(dòng)中，歷史及檔案被當(dāng)成一個(gè)重要的促進(jìn)工具，用來(lái)強(qiáng)調(diào)公司的長(zhǎng)久性及可持續(xù)性的性質(zhì)。英國(guó)的企業(yè)檔案工作人員通常是為領(lǐng)導(dǎo)講話提供歷史信息，印刷出版懷舊的包裝和廣告、公司歷史冊(cè)子，確定并促進(jìn)周年慶典活動(dòng)。
      ○ 通過(guò)從檔案館提供精確的信息，企業(yè)檔案工作人員也要積極支持告知的決策，為合法的申訴，專(zhuān)利，貿(mào)易爭(zhēng)端，知識(shí)產(chǎn)權(quán)提供證據(jù)。
      這些檔案館提供的服務(wù)通常是簡(jiǎn)潔的，便宜但很有效的。比如匯豐銀行檔案館最近貢獻(xiàn)出歷史照片和材料，制作歷史冊(cè)子和展覽，慶祝他們?cè)谥袊?guó)貿(mào)易交往的140周年的歷史。這個(gè)活動(dòng)幫助證明我們自從1865年開(kāi)始就和中國(guó)有持續(xù)的忠誠(chéng)交流，我們強(qiáng)調(diào)和顧客及國(guó)家長(zhǎng)期的合作。
       在英國(guó)的企業(yè)檔案工作發(fā)展中，檔案工作者通過(guò)更加創(chuàng)新性的昂貴的新服務(wù)方式來(lái)獲得公司的資金。有一個(gè)讓我印象很深刻而且很有創(chuàng)造性的例子來(lái)自Prudential保險(xiǎn)公司檔案館。2006年，他們發(fā)動(dòng)了一個(gè)虛擬的檔案企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，提供在線利用他們?cè)谟��?guó)、美國(guó)、亞洲的公司的重要文件。通過(guò)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，用戶(hù)可以瀏覽和搜索檔案目錄，可以看掃描的文件原件，下載電子文件版的復(fù)制件。這個(gè)虛擬的檔案館是一個(gè)很重要的知識(shí)共享渠道，給員工提供利用虛擬的財(cái)經(jīng)，立法，出版，投資所有權(quán)的檔案文件。而且這些文件的形式也是多樣的，有報(bào)告，陳述，記錄，相片，產(chǎn)品介紹，海報(bào)，賬目，多媒體。Prudential保險(xiǎn)公司檔案館已經(jīng)意識(shí)到，“開(kāi)發(fā)虛擬檔案館的一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)影響是加強(qiáng)檔案文件的外形功能尤其是它和現(xiàn)行企業(yè)利益的關(guān)聯(lián)性�！�
外部提供利用——一種對(duì)企業(yè)和社區(qū)的服務(wù)
      現(xiàn)行公司關(guān)注的焦點(diǎn)是企業(yè)檔案館發(fā)現(xiàn)他們被任命做貢獻(xiàn)然后獲得資助，這是一種企業(yè)責(zé)任議程。企業(yè)社會(huì)責(zé)任是一種概念，為何機(jī)構(gòu)考慮社會(huì)的利益要通過(guò)顧客、雇員、股東、團(tuán)體、他們工作的各個(gè)方面的環(huán)境對(duì)他們活動(dòng)的影響來(lái)負(fù)責(zé)任。…這個(gè)義務(wù)看出機(jī)構(gòu)是自愿采取措施為…改變生活的質(zhì)量，大部分是當(dāng)?shù)氐纳鐓^(qū)和社會(huì)。
      企業(yè)責(zé)任的概念怎么和企業(yè)檔案工作有聯(lián)系呢？英國(guó)是工業(yè)革命的發(fā)生地，英國(guó)企業(yè)的歷史檔案不僅在英國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、一直到當(dāng)今的社會(huì)歷史上提供了重要的回憶，而且還對(duì)世界上其他國(guó)家留下了回憶。
在為這些國(guó)內(nèi)國(guó)際的重要檔案提供公共利用時(shí)，公司意識(shí)到他們關(guān)注社區(qū)的責(zé)任，促進(jìn)公共物品將會(huì)朝向公司。
     英國(guó)的企業(yè)檔案館標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外利用服務(wù)的提供是這樣的：
對(duì)公眾的咨詢(xún)服務(wù)，舉例說(shuō)，John Lewis Partnership——一個(gè)以零售衣服布料食品為主的公司，他們公司每年都收到超過(guò)360個(gè)的請(qǐng)求，這些請(qǐng)求還是來(lái)自不同的范圍，有研究者，學(xué)院派的，還有媒體。
     ○ 為學(xué)術(shù)研究者查閱檔案，利用收集好的除了那些敏感的保密性的材料以外的實(shí)體檔案而設(shè)立便利的環(huán)境設(shè)施。許多內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)只是出于任務(wù)的考慮設(shè)立一到兩張研究者用的桌子。慈善信托機(jī)構(gòu)檔案館提供更方便的為研究員所用的設(shè)施，比如說(shuō)Sainsbury，一個(gè)食品公司，建立了一個(gè)學(xué)習(xí)中心，一星期有兩天為提前做了登記的研究員提供服務(wù)，還為來(lái)訪的利用者設(shè)立開(kāi)放利用中心。Guardian Newsroom在倫敦成立了一個(gè)訪問(wèn)中心，包括一些報(bào)紙檔案以及咖啡的提供還設(shè)有展覽區(qū)。
       此外為了提供標(biāo)準(zhǔn)的詢(xún)問(wèn)方式，研究者便利的利用設(shè)施，一些企業(yè)檔案工作開(kāi)發(fā)了富有想象力的服務(wù)，增加社區(qū)對(duì)利用檔案，使之成為公司企業(yè)責(zé)任議程的主要特色。關(guān)鍵性的主動(dòng)的活動(dòng)包括利用數(shù)字化技術(shù)增強(qiáng)公眾對(duì)檔案的利用，參與教育性的工作并與博物館，檔案館，圖書(shū)館這些傳統(tǒng)部門(mén)建立合作關(guān)系。給以下例子：
     ○ BT公司的“聯(lián)系地球”的計(jì)劃，是由BT公司檔案館組織的，它是一個(gè)有持久特色的公司的企業(yè)責(zé)任項(xiàng)目。這個(gè)項(xiàng)目的核心是網(wǎng)絡(luò)的虛擬博物館，它能夠使公眾在家用電腦看到公司收藏的全國(guó)性的重要物品。這個(gè)博物館網(wǎng)頁(yè)有1500張有特色的圖片頁(yè)面，其中上百個(gè)重要的物品來(lái)自BT收藏中心，上千張有歷史意義的闡述和照片來(lái)自BT檔案館。在公司的企業(yè)責(zé)任中，BT檔案館“聯(lián)系地球”服務(wù)的價(jià)值可以通過(guò)公司在這兩年多的時(shí)間對(duì)項(xiàng)目的投資達(dá)到6000000英鎊的預(yù)算體現(xiàn)出來(lái)。
    ○ 英國(guó)的郵政博物館、檔案館在倫敦學(xué)校提供了一個(gè)教育服務(wù)，叫做年輕的文化創(chuàng)造者學(xué)習(xí)計(jì)劃。在檔案館，學(xué)校的學(xué)生有一個(gè)小孩作家的工作間，他們用檔案收藏物中原始的素材來(lái)創(chuàng)作，可以激發(fā)學(xué)生自己的創(chuàng)造性寫(xiě)作。
    ○ Rothschild檔案館和倫敦博物館一起合作搞了一個(gè)“N.M. Rothschild生命和時(shí)間”公共展覽。這個(gè)展覽用了檔案館的材料和信息來(lái)與公眾分享世界上最大的銀行王朝之一的Rothschild的創(chuàng)建者不同尋常的故事。

國(guó)家水平
       通過(guò)這整篇的報(bào)告，我希望我和你分享英國(guó)檔案工作者在專(zhuān)業(yè)性的發(fā)展和創(chuàng)造性的管理檔案收藏物以及他們?yōu)槠髽I(yè)和公眾服務(wù)促進(jìn)檔案價(jià)值的提高等方面的遠(yuǎn)見(jiàn)性的方法。
        盡管檔案部門(mén)有很長(zhǎng)的歷史，許多企業(yè)在保存、發(fā)展、提升檔案遺產(chǎn)方面已經(jīng)作了出色的工作，但是還是有很大一部分企業(yè)沒(méi)有提供檔案的保護(hù)。在當(dāng)今的前100名 FTSE企業(yè)中，只有五分之一的公司有自己的內(nèi)部檔案館。在我結(jié)束我的報(bào)告前，我想談一些現(xiàn)在在企業(yè)檔案工作社區(qū)中被討論的觀點(diǎn)，以此來(lái)增強(qiáng)和促進(jìn)英國(guó)企業(yè)檔案工作。

     像英國(guó)企業(yè)檔案理事會(huì)這樣的社交部門(mén)，企業(yè)檔案工作者長(zhǎng)期擁護(hù)通過(guò)檔案部門(mén)利用企業(yè)檔案的價(jià)值，為檔案工作者提供涉及企業(yè)檔案的專(zhuān)業(yè)的支持網(wǎng)絡(luò)。而且，企業(yè)檔案工作者愈加認(rèn)識(shí)到他們需要一個(gè)在全國(guó)水平內(nèi)的協(xié)作和努力來(lái)提高企業(yè)檔案工作的形象，保存好企業(yè)檔案。在英國(guó)，有許多文件保管場(chǎng)所，專(zhuān)業(yè)的、區(qū)域性的、地方化的，他們主動(dòng)的保護(hù)或者專(zhuān)攻企業(yè)檔案的收藏。但是，還沒(méi)有一個(gè)全國(guó)性的可持續(xù)的全面的政策方法來(lái)保護(hù)我們的企業(yè)檔案文化遺產(chǎn)。英國(guó)可能會(huì)學(xué)習(xí)其他國(guó)家已經(jīng)采用的國(guó)家支持的國(guó)有模式及最好的實(shí)踐。比如，丹麥國(guó)家企業(yè)檔案館和企業(yè)文件終端檔案中心都是致力于捕捉全國(guó)的企業(yè)文件的收藏機(jī)構(gòu)。其他的一些國(guó)家化的方式的觀念方法包括：
    (1) 一個(gè)項(xiàng)目是通過(guò)他們的創(chuàng)造性的團(tuán)體，鼓勵(lì)收集和保留企業(yè)檔案，比如說(shuō)在企業(yè)機(jī)構(gòu)工作來(lái)保證企業(yè)對(duì)檔案館的關(guān)注，使其成為議案的一部分。
    (2) 對(duì)企業(yè)提出一些支持及建議，企業(yè)的檔案館如何保存信息，如何在建立信托，獲得資金，保存、維護(hù)利用檔案方面利用出版信息和網(wǎng)站內(nèi)容。
    (3) 影響政治家、決策者，資助團(tuán)體使他們意識(shí)需要為企業(yè)提供財(cái)政性的激勵(lì)政策資金來(lái)保證檔案工作的進(jìn)行，以及對(duì)公眾提供檔案的利用。
       2004 年，企業(yè)檔案理事會(huì)起帶頭作用，獲得英國(guó)企業(yè)檔案館一個(gè)國(guó)家性的政策支持，促成了任命基于國(guó)家檔案館的共同基金企業(yè)文件發(fā)展辦公室。企業(yè)文件發(fā)展辦公室有責(zé)任調(diào)查并做出一個(gè)和檔案館有關(guān)的即將可以成行的國(guó)家政策。
結(jié)論
       總之，在英國(guó)企業(yè)檔案工作中有兩個(gè)顯現(xiàn)出來(lái)的性質(zhì)，促進(jìn)了一個(gè)成功的策略的形成。在企業(yè)環(huán)境中，檔案工作者處理檔案就像公司的領(lǐng)導(dǎo)處理持續(xù)的發(fā)展業(yè)務(wù)一樣。
開(kāi)發(fā)有遠(yuǎn)見(jiàn)性的持續(xù)的適合企業(yè)運(yùn)營(yíng)環(huán)境的策略
最大化的促進(jìn)檔案資源為企業(yè)獲得最優(yōu)效益。
檔案工作者除了在他們直接的企業(yè)環(huán)境中工作外，還開(kāi)發(fā)策略，提高全國(guó)范圍內(nèi)企業(yè)遺產(chǎn)重要性的意識(shí)，把企業(yè)檔案的保存提到國(guó)家性的議程。