高效職場人生,巧用5項溝通工具
作者:劉明偉
人類是群居動物,活在社會上,就需要無時無刻的與他人溝通,去配合他人,或是讓他人配合自己的工作。很多時候,個體的效率低,問題不是出現(xiàn)在執(zhí)行力,而是往往選擇了錯誤的溝通工具及溝通方式,導(dǎo)致反反復(fù)復(fù),拖沓不前,傷己擾民,最終耽誤一個團(tuán)隊整個項目的進(jìn)度。
此篇文章是我之前工作的感悟與總結(jié),也是原來帶兵經(jīng)常講的一個環(huán)節(jié),經(jīng)驗之談,希望對職場人員有所幫助。
時間是你的工具,溝通渠道與溝通方式亦是你的工具,合理利用及分配你的工具,你就是人生時間管理的藝術(shù)大師。
大家基本上都聽說過“溝通漏斗”,人們在溝通時,用言語表達(dá)心里的100%的內(nèi)容時,講出來便只剩下80%,而當(dāng)這80%的內(nèi)容進(jìn)入別人的耳朵時,由于文化水平、知識背景等差異化的原因,便只留存了60%。實際上,真正被別人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外,我們自己也經(jīng)常能體會到,郵件里溝通幾天的事情,電話幾十分鐘就解決了,電話里幾十分鐘也說不清楚的事情,面談幾分鐘就解決了?梢娺x擇溝通工具的重要性。因此,我為大家分析一下目前身邊能接觸到的各種溝通工具的利弊,及建議的使用方式,審時度勢,物盡其用,一來規(guī)避溝通漏斗帶來的信息出入,二來提高個人及團(tuán)隊的綜合作戰(zhàn)效率。
面談
面談溝通是效率最高的溝通形式。人們在溝通的時候,文字部分傳達(dá)的信息不到總量的10%,而語氣語調(diào)中包含的信息量為30%,更大一部分則在于雙方的眼神、表情、肢體語言等。只有在面談的時候,雙方才可以全方位的交流,也是建立雙方情感信任最好的方式。這是雙方最高效、最充分理解彼此思想,根據(jù)對方反饋及時糾正可能的理解錯誤,從而減少信息誤解,提升工作效率。而且面談的時候,可以察言觀色,根據(jù)交談對象的言行舉止,哪些話題對方感興趣,知道哪些話該說,哪些話不該說,哪些話可以點(diǎn)到為止,這里可以充分利用溝通技巧,將你想要傳達(dá)的目標(biāo),用對方能夠接受的方式去傳遞。這也是電話及郵件等其他溝通工具不具備的最大的優(yōu)勢,因此建議大家在條件允許的前提下,盡量用面談的形式探討問題,尤其是參與人員不足夠了解項目的前期。
電話
電話溝通雖然不能想面談一樣實現(xiàn)全方位的溝通與交流,但是它能實現(xiàn)遠(yuǎn)程推進(jìn)事件進(jìn)展最快的工具,通話過程中可感受對方的語氣語調(diào)等情感信息,把控溝通交流的節(jié)奏,通常幾句話,簡單、直接、有效,能讓對方最短時間的知曉事件進(jìn)展;根據(jù)事件進(jìn)展交流、溝通意見,對整個事件做微調(diào);督促對方向前推進(jìn)某個環(huán)節(jié),或提醒對方查看某個郵件或者文件,加深對方對該事件的重視程度。它是介于面談及郵件溝通之間比較好的折中方式。
郵件
郵件溝通具備不易被對方及第三方打擾,記錄事件發(fā)展過程,易于轉(zhuǎn)發(fā)傳播,可追溯性強(qiáng),可對信息深入思考、接收方與發(fā)送方不需要同一時間參與等優(yōu)點(diǎn),但表達(dá)力有限,并不能及時有效的傳達(dá)信息。除非雙方或多方已經(jīng)對溝通的信息達(dá)到高度一致,否則很容易產(chǎn)生誤解。而且從溝通效率的角度來講,文字溝通本身就是時間殺手,需要嚴(yán)格控制。
隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的普及,碎片化的信息傳播模式被大量人群接受,但作為職場人士,我們應(yīng)該盡量避免這種低效而且容易引起誤解的溝通方式。微信最好只作為一種輔助性的溝通手段,只建議以下兩種工作方式時使用微信,第一,在工作群中發(fā)一些簡短的通知性信息;第二,多人遠(yuǎn)程視頻會議,第二種方式我個人用的情況較多,方便并節(jié)省成本。而當(dāng)對方在微信端給你留言的時候,最高的效率選擇是“電話”,幾分鐘解決一個可能在微信上要耗費(fèi)半個小時或是更長時間的議題。
除了文字方式的及時通信外,還具備語音通信、視頻通信和文件傳輸?shù)墓δ,但是一般我個人只用它的大文件傳輸功能,速度快。
對各種溝通工具的使用建議:
·如果在同一個辦公環(huán)境中,應(yīng)盡量采用面談溝通+郵件備忘的溝通工具組合;
·十分重要的項目且條件允許的前提下,應(yīng)盡量采用面談溝通+電話跟進(jìn)+郵件備忘的溝通工具組合;
·一般情況下點(diǎn)對點(diǎn)情況,應(yīng)盡量采用電話溝通+郵件備忘的溝通工具組合;
·條件不允許見面且需要開會的時候,推薦微信多人視頻會議+郵件備忘的溝通工具組合;
·平時盡量少用微信及QQ溝通,一來權(quán)重級別很低,很容易被對方忽視,二來容易分散注意力;
·在如下情況可以采用單獨(dú)的郵件溝通形式:
1.通告性的發(fā)布內(nèi)容;
2.工作報告;
3.已經(jīng)口頭溝通過的且達(dá)成一致的工作內(nèi)容;
總而言之,世界上所有的各種溝通工具是為了讓你便利而生,面談、電話、郵件、微信、QQ這5項工具各有各的各的優(yōu)勢及作用,巧用各種工具的組合,便能規(guī)避“溝通漏斗”,提升溝通效率。效率來自一點(diǎn)一滴的把控,把控自己的行為,把控自己的隨性。
文章熱詞: 溝通專題; ·溝通技巧 ·溝通作者:劉明偉;上傳用戶:minghao;上傳時間:2016-5-19;來源:最佳管理智囊