商務(wù)禮儀之通訊禮儀

　　人所共知，現(xiàn)代社會(huì)乃是一個(gè)信息的社會(huì)。對(duì)于廣大商界人士而言，信息就是資源，信息就是財(cái)富，信息就是生命，所以大家不約而同地對(duì)信息重視有加。目前，多種多樣的現(xiàn)代化通訊工具層出不窮。它們的出現(xiàn)，為商界人士獲取信息、傳遞信息、利用信息，提供了越來越多的選擇。
 
　　通訊，一般有其特定的含義。它是指人們利用一定的電訊設(shè)備，來進(jìn)行信息的傳遞。被傳遞的信息，既可以是文字、符號(hào)，也可以是表格、圖像。在日常生活里，商界人士接觸最多的通訊手段，當(dāng)今主要有電話、電報(bào)、電傳、尋呼、傳真、電子郵件，等等。通訊禮儀，通常即指在利用上述各種通訊手段時(shí)，所應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范。
 
　　考慮到商界人士的實(shí)際需求，以下將著重介紹一下而今應(yīng)用最多、最廣的電話、手機(jī)、尋呼機(jī)、傳真機(jī)以及電子郵件的基本禮儀。
 
　　在所有電子通訊手段中，電話出現(xiàn)得最早。迄今為止，它也是使用最廣的。因此，電話禮儀是商界人士所要掌握的重點(diǎn)。對(duì)于商界人士來講，電話不僅僅是一種傳遞信息、獲取信息、保持聯(lián)絡(luò)的尋常工具，而且也是商務(wù)人員所在單位或個(gè)人的形象的一個(gè)載體。在商務(wù)交往中，普普通通的接打電話，實(shí)際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。所謂電話形象，即人們?cè)谕娫挼恼麄�(gè)過程之中的語言、聲調(diào)、內(nèi)容、表情、態(tài)度、時(shí)間感等等的集合。它能夠真實(shí)地體現(xiàn)出個(gè)人的素質(zhì)、待人接物的態(tài)度以及通話者所在單位的整體水平。正是因?yàn)殡娫捫蜗笤诂F(xiàn)代社會(huì)中無處不在，而商務(wù)交往又與電話“難解難分”，因此凡是重視維護(hù)自身形象的單位，無不對(duì)電話的使用給予了高度的關(guān)注。
 
　　與日常會(huì)話和書信聯(lián)絡(luò)相比，接打電話具有即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點(diǎn)。所謂即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)捷性、雙向性都不難理解，而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
 
　　電話的禮儀性特點(diǎn)，直接與前面提到過的“電話形象”密切相關(guān)。它是指不論是打電話還是接電話，都必須以禮待人，克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌，先敬于人，無形之中將會(huì)使自己的人際關(guān)系受到損害。
 
　　使用電話通訊，有主動(dòng)地?fù)艽螂娫捙c被動(dòng)地接聽電話之別。從禮儀方面來講，撥打電話與接聽電話時(shí)有著各自不同的標(biāo)準(zhǔn)作法。以下，就分別對(duì)其加以介紹。
 
　　在商務(wù)交往中，需要商務(wù)人員“先發(fā)制人”，首先打電話給別人的情況極多。當(dāng)商務(wù)人員準(zhǔn)備撥打電話時(shí)，率先考慮的問題共有三個(gè)。
 
　　問題之一，是這個(gè)電話該不該打。需要通報(bào)信息、祝賀問候、聯(lián)系約會(huì)、表示感謝等等時(shí)候，都有必要利用一下電話。而毫無意義、毫無內(nèi)容的“沒話找話”式的電話，則最好不要打。即使非常地想打電話聊聊天，也要兩廂情愿，要先征得對(duì)方首肯，并選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。不要在單位打私人電話。在公用電話亭“目空一切”地“煲電話粥”，也是做人極不自覺地表現(xiàn)。
 
　　問題之二，是這個(gè)電話應(yīng)當(dāng)何時(shí)去打。有關(guān)公務(wù)的電話，應(yīng)當(dāng)公事公辦，最好在上班時(shí)打。雙方約定的通話時(shí)間，輕易不要更動(dòng)。要想使通話效果好一些，使之不至于受到對(duì)方繁忙或疲勞的影響，則通話應(yīng)選擇在周一至周五，而不應(yīng)是在周末。也不要在對(duì)方剛上班、快下班、午休或快吃午飯時(shí)，不識(shí)時(shí)務(wù)地把電話打過去。因緊急事宜打電話到別人家里去，通話之初先要為此說聲“對(duì)不起”，而且盡量不要在對(duì)方用餐、睡覺、過節(jié)、度周末時(shí)這樣做。與外商通電話時(shí)，須顧及對(duì)方在作息時(shí)間上的特點(diǎn)。打電話去海外，還應(yīng)考慮到此地與彼地的時(shí)差。
 
　　問題之三，是這個(gè)電話的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備。電話被稱為“無形造訪的不速之客”。在很多情況下，它都有可能“出其不意”地打攪別人的正常工作或生活。因此，打電話的人務(wù)必要有一個(gè)明確的指導(dǎo)思想，除非萬不得已，每次打電話的時(shí)間不應(yīng)超過三分鐘。在國外，這叫做“通話三分鐘原則”，已為商界所廣泛遵守。有鑒于此，商界人士在打電話前，為節(jié)省時(shí)間，一定要“去粗取精”，條理清晰地預(yù)備好提綱。屆時(shí)，應(yīng)根據(jù)腹稿或文字稿來直截了當(dāng)?shù)赝ㄔ挕Ｈ魮芡娫挄r(shí)對(duì)方正忙，則不應(yīng)強(qiáng)人所難，非“一氣呵成”不可。可以約一個(gè)時(shí)間，過一會(huì)兒再打。此外，與不熟悉的單位或個(gè)人聯(lián)絡(luò)，對(duì)對(duì)方的名字與電話號(hào)碼應(yīng)當(dāng)弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因?yàn)楦沐e(cuò)而浪費(fèi)時(shí)間。
 
　　在打電話時(shí)，對(duì)一個(gè)人的電話形象影響最大的，當(dāng)首推他自己的語言與聲調(diào)。從總體上來講，它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)捷、明了、文明、禮貌。
 
　　在通話時(shí)，聲音應(yīng)當(dāng)清晰而柔和，吐字應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，句子應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短，語速應(yīng)當(dāng)適中，語氣應(yīng)當(dāng)親切、和諧、自然。不要在打電話時(shí)為自己的情緒所左右，要么亢奮激動(dòng)，一上來就“力拔山兮氣蓋世”，像一位草莽英雄一般地大聲吼叫，震耳欲聾;要么情緒低沉，斷斷續(xù)續(xù)，小聲小氣地如同“耳語”或“哀怨”一樣，讓對(duì)方干著急也聽不清楚。
 
　　有一點(diǎn)務(wù)請(qǐng)注意，打電話時(shí)最好雙手持握活筒。講話時(shí)，嘴部與話筒之間應(yīng)保持三厘米左右的距離。這樣的話，就不會(huì)使對(duì)方接聽電話時(shí)，因話音過高或過低而感到“難過”了。
 
　　打電話時(shí)所使用的語言，應(yīng)當(dāng)禮貌而謙恭。應(yīng)盡快地用三言兩語把要說的事情講完，不要羅唆來羅唆去，連自己都不明白“剛才說到哪兒了，”從而浪費(fèi)別人的時(shí)間。若非事關(guān)重大的時(shí)間、數(shù)據(jù)，一般沒有必要再三去復(fù)述已經(jīng)講過的話。
 
　　打電話時(shí)，每個(gè)人開口所講的第一句話，都事關(guān)自己給對(duì)方的第一印象，所以應(yīng)當(dāng)慎之又慎。如果電話接通后，自己所說的頭一句話是“喂，喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”，則既不禮貌，也不規(guī)范。
 
　　打電話時(shí)所用的規(guī)范的“前言”有兩種。第一種適用于正式的商務(wù)交往中，要求禮貌用語與雙方的單位、職銜、姓名“一同道來”。其標(biāo)準(zhǔn)的“模式”是：
 
　　“您好!我是省化工進(jìn)出口公司營銷部副經(jīng)理王琳琳，我要找西華市化工進(jìn)出口分公司經(jīng)理高杰先生，或者是副經(jīng)理?xiàng)顣源合壬�。�?BR> 
　　第二種適用于一般性的人際交往，在使用禮貌性問候以后，應(yīng)同時(shí)準(zhǔn)確地報(bào)出雙方完整的姓名。其標(biāo)準(zhǔn)的“模式”是：
 
　　“您好!我是于莉。我找謝亦非�！�
 
　　不要還不知道對(duì)方是誰，一上來就跟人家套近乎，“捉迷藏”。說什么“我是老許啊，我找小梅”之類，常會(huì)讓接電話的人“一愁莫展”。人家很可能既不知道“老許”是誰，也不清楚您要找的“小梅”到底是哪一位。 .
 
　　如果電話是由總機(jī)接轉(zhuǎn)，或雙方的秘書代接的，在對(duì)方禮節(jié)性問候之后，應(yīng)當(dāng)“禮尚往來”，使用“您好”、“勞駕”、“清”之類的禮貌用語與對(duì)方應(yīng)對(duì)，不要對(duì)對(duì)方粗聲大氣，出口無忌，或是隨隨便便將對(duì)方呼來喚去。
 
　　得知要找的人不在，可請(qǐng)代接電話者幫助叫一下，也可以過后再打。無論如何，都不要忘了說話要客客氣氣的。
 
　　在通話時(shí)，若電話中途中斷，按禮節(jié)應(yīng)由打電話者再撥一次。撥通以后，須稍作解釋，以免對(duì)方生疑，以為是打電話者不高興掛斷的。
 
　　一旦自己撥錯(cuò)了電話，切記要對(duì)無端被打擾的對(duì)方道歉，老老實(shí)實(shí)地說聲“對(duì)不起”。不要連個(gè)“回音”都不給，就把電話掛了。 ;
 
　　當(dāng)通話結(jié)束時(shí)，別忘了向?qū)Ψ降酪宦暋霸僖姟保蚴恰霸绨病�、“晚安”。按照慣例，電話應(yīng)由撥電話者掛斷。掛斷電話時(shí)，應(yīng)雙手輕放，不要末了再給對(duì)方的聽覺以“致命一擊”。
 
　　在接聽電話時(shí)，亦有許多具體要求。能否照此辦理，往往意味著接聽電話者的個(gè)人修養(yǎng)與對(duì)待撥打電話者的態(tài)度如何。在通電話的過程中，接聽電話的一方顯然是被動(dòng)者，盡管如此，商界人士在接聽電話時(shí)，亦須專心致志，彬彬有禮。
 
　　在接電話時(shí)，首先要注意自己的態(tài)度與表情。雖說通電話是一種“未曾謀面”的交談，表面上看，商務(wù)人員接電話時(shí)的態(tài)度與表情對(duì)方是看不到的，但是在實(shí)際上對(duì)于這一切對(duì)方其實(shí)完全可以在通話過程中感受到的。
 
　　電話鈴聲一響，就應(yīng)立即跑過去接電話，并且越快越好。有人明明呆在電話邊上，偏偏要“沉住氣”，“擺擺譜”，讓電話鈴聲先響上一通再說。這種態(tài)度，無疑是怠慢對(duì)方的。在國外，接電話有“鈴響不過三遍”一說。
 
　　接電話時(shí)，態(tài)度應(yīng)當(dāng)殷勤、謙恭。在辦公室里接電話，尤其是外來的客人在場(chǎng)時(shí)，最好是走近電話，雙手捧起話筒，以站立的姿勢(shì)，面含微笑地與對(duì)方友好通話。不要坐著不動(dòng)，一把把電話拽過來，抱在懷里，夾在脖子上通話。不要拉著電話線，走來走去地通話;也不要坐在桌角、趴在沙發(fā)上或是把雙腿高抬到桌面上，大模大樣地與對(duì)方通話。
 
　　凡事俱有分寸。接電話時(shí)，，速度快，態(tài)度好，姿勢(shì)雅，就是合乎禮儀的分寸。
 
　　在接電話時(shí)，其次要注意自己的語言和語氣。在這個(gè)方面，慢不經(jīng)心、隨隨便便、過分放任自己，都是極其有害的。
 
　　在正式的商務(wù)交往中，接電話時(shí)拿起話筒所講的第一句話，也有一定之規(guī)。接電話時(shí)所講的第一句話，常見的有三種形式。
 
　　第一種，是以問候語加上單位、部門的名稱以及個(gè)人的姓名。它最為正式。例如：
 
　　“您好!瀚海集團(tuán)公司人事部田恬。請(qǐng)講�！�
 
　　第二種，是以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場(chǎng)合。例如：
 
　　“您好!京南公司廣告部。請(qǐng)講”。或者“您好!人事部。請(qǐng)講”。后一種形式，主要適用于由總機(jī)接轉(zhuǎn)的電話。
 
　　第三種，是以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。例如： 

　　“您好!郝茹莎。請(qǐng)講�！�
 
　　需要注意的是，在商務(wù)交往中，不允許接電話時(shí)以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對(duì)方的“戶口”，一個(gè)勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什么事兒呀?”
 
　　萬一對(duì)方撥錯(cuò)了電話或電話串了線，也要保持風(fēng)度，切勿發(fā)脾氣“耍態(tài)度”。確認(rèn)對(duì)方撥錯(cuò)了電話，應(yīng)先自報(bào)一下“家門”，然后再告之電話撥錯(cuò)了。對(duì)方如果道了歉，不要忘了以“沒關(guān)系”去應(yīng)對(duì)，而不要教訓(xùn)人家“下次長(zhǎng)好眼睛”、“瞧仔細(xì)些”。
 
　　如有可能，不妨問一問對(duì)方，是否需要幫助他查一下正確的電話號(hào)碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是借機(jī)宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。
 
　　在通話途中，不要對(duì)著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時(shí)與其他人閑聊。不要讓對(duì)方由此來感到在受話人的心中無足輕重。
 
　　結(jié)束通話時(shí)，應(yīng)認(rèn)真地道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫�，不宜“越位”搶先�?BR> 
　　在接電話時(shí)，再次要注意給予對(duì)方以同等的待遇，堅(jiān)持不分對(duì)象地一視同仁。
 
　　極其個(gè)別的人，長(zhǎng)著一對(duì)挑肥揀瘦的“勢(shì)利眼”。即使是接電話時(shí)，也極為庸俗地“因人而宜”、“對(duì)象化”的傾向十分明顯。他們?cè)诮与娫挄r(shí)，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不愛理地問上幾句“誰呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關(guān)己，高高掛起”。不過他們的“天氣”也不總是永遠(yuǎn)這般“陰沉”，一旦聽出來對(duì)方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會(huì)“雨過天晴云散盡”，低聲下氣，細(xì)語柔聲，卑躬屈膝，有求必應(yīng)，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會(huì)讓旁人看不起。
 
　　在接待外來的電話時(shí)，理當(dāng)一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態(tài)度，容易為自己贏得朋友。
 
　　在通話時(shí)，接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會(huì)、會(huì)客，不宜長(zhǎng)談，或另有其他電話掛進(jìn)來，需要中止通話時(shí)，應(yīng)說明原因，并告之對(duì)方：“一有空閑，我馬上掛電話給您�！泵獾米寣�(duì)方覺得我方厚此薄彼。
 
　　遇上不識(shí)相的人打起電話沒個(gè)完，非得讓其“適可而止”不可的話，說得應(yīng)當(dāng)委婉、含蓄，不要讓對(duì)方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有?我還有別的事情呢”，而應(yīng)當(dāng)講：“好吧，我不再占用您的寶貴時(shí)間了”，“真不希望就此道別，不過以后真的希望再有機(jī)會(huì)與您聯(lián)絡(luò)”。
 
　　在接電話時(shí)，最后要注意代接電話時(shí)的態(tài)度。
 
　　有可能親自接的電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶里奶氣地代替自己接電話。雖然他們對(duì)這種實(shí)踐非常熱衷，也不提倡在這方面培養(yǎng)他們。
 
　　商務(wù)往來比較多的人，可請(qǐng)秘書代為處理電話，也可在本人不在時(shí)使用錄音電話。不過本人在場(chǎng)時(shí)，一般是不合適使用錄音電話哄人的。
 
　　萬一需要用錄音裝置時(shí)，則必須使自己預(yù)留的錄音友好，謙恭。通常，預(yù)留的錄音應(yīng)為：“您好J這里是某某公司某某部。本部門工作人員現(xiàn)在因公外出，請(qǐng)您在信號(hào)聲音響過之后留言，或者留下您的姓名與電話號(hào)碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝，再見�！�
 
　　代接電話時(shí)，講話要有板有眼。被找的人如果就在身旁，應(yīng)告訴打電話者：“請(qǐng)稍候”，然后立即轉(zhuǎn)交電話，不要抱著惡作劇或不信任的態(tài)度，先對(duì)對(duì)方“調(diào)查研究”一番，尤其是不允許將這類通話擴(kuò)音出來。
 
　　被找的人如果尚在別處，應(yīng)迅速過去尋找。不要懶于行動(dòng)，連這點(diǎn)“舉手之勞”都不愿意做，蒙騙對(duì)方說“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開化”。
 
　　倘若被找的人不在，應(yīng)在接電話之初立即相告。并可以適當(dāng)?shù)乇硎咀约嚎梢浴按鸀檗D(zhuǎn)告”的意思。不過應(yīng)當(dāng)先講“某人不在”，然后再問“您是誰”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”過來。省得讓打電話者疑心：他要找的人正在旁邊，可就是不想搭理他。
 
　　表示自己可以“代為轉(zhuǎn)告”的意思時(shí)，應(yīng)當(dāng)含蓄一些，例如：“需要我為您效勞的話，請(qǐng)吩咐”，聽上去就“可進(jìn)可退”。不要一開口就“不由分說”，說什么“你有什么事情。都盡管可以告訴我，我一定不會(huì)‘貪污”’云云。只有在比較熟的人之間，才可以直接詢問：“您有留言嗎?”“要不要我告訴某某人，一回來就打電話給您”。
 
　　代接電話時(shí)，對(duì)方如有留言，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)筆錄下來。之后，還應(yīng)再次復(fù)述一次，以免有誤。
 
　　在商界，人們往往風(fēng)塵仆仆，來去匆匆。為適應(yīng)商務(wù)人員工作繁忙，活動(dòng)量大，時(shí)�！熬訜o定所”，而又急需“隨時(shí)隨地傳信息”的特點(diǎn)，近年以來移動(dòng)通訊業(yè)務(wù)已有長(zhǎng)足的發(fā)展。其中，移動(dòng)電話與尋呼機(jī)更是獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷，日益普及，成為廣大商務(wù)人員隨身必備、使用最為頻繁的兩種電子通訊工具。
 
　　移動(dòng)電話，又名手機(jī)，以前曾被俗稱為“大哥大”。它是一種小型化、智能化的無線式電話。尋呼機(jī)，亦稱BP機(jī)。它是一種借助于人工輔助或者自動(dòng)控制系統(tǒng)，及時(shí)向用戶傳遞文字或數(shù)字信息的電子顯示器。在民間，人們通常取其一呼即應(yīng)之意，把它叫作呼機(jī)。盡管時(shí)下在不少人的眼里，手機(jī)與呼機(jī)是一種地位與身份的象征，但對(duì)商界人士而言，它們始終是，而且只能是兩種可以為我所用的實(shí)用性很強(qiáng)的通訊工具而已。
 
　　商界人士在日常交往中使用手機(jī)與呼機(jī)時(shí)，大體上有如下五個(gè)方面的禮儀規(guī)范必須嚴(yán)守不怠。
 
　　其一，是要置放到位。商務(wù)禮儀規(guī)定，手機(jī)與呼機(jī)的使用者，應(yīng)當(dāng)將其放置在適當(dāng)之處。大凡正式的場(chǎng)合，切不可有意識(shí)地將其展示于人。
 
　　道理其實(shí)很簡(jiǎn)單，手機(jī)就是手機(jī)，呼機(jī)就是呼機(jī)，它們終究不過是通訊工具罷了，而絕對(duì)不能視之為可以炫耀的裝飾品。把它們握在手中，別在衣服外面，放在自己身邊，或是有意當(dāng)眾對(duì)其進(jìn)行擺弄，實(shí)在無聊之至，商界人士是切不可那么做的。
 
　　按照慣例，外出之際隨身攜帶手機(jī)與呼機(jī)的最佳位置有二。它們一是公文包里，二是上衣口袋之內(nèi)。穿套裝、套裙之時(shí)，切勿將其掛在衣內(nèi)的腰帶上。否則撩衣取用或觀瞧時(shí)，即使不使自己與身旁之人“赤誠相見”，也會(huì)因此舉而驚嚇對(duì)方。
 
　　其二，是要遵守公德。使用手機(jī)與呼機(jī)，當(dāng)然是為了方便自己。不過，這種方便是不能夠建立在他人的不便之上的。換而言之，商務(wù)人員在有必要使用手機(jī)與呼機(jī)時(shí)，一定要講究社會(huì)公德，切勿使自己的行為騷擾到其他人士。 ·
 
　　商務(wù)禮儀規(guī)定：在公共場(chǎng)所活動(dòng)時(shí)，商務(wù)人員盡量不要使用手機(jī)與呼機(jī)。當(dāng)其處于待機(jī)狀態(tài)時(shí)，應(yīng)使之靜音或轉(zhuǎn)為震動(dòng)。需要與他人通話時(shí)，應(yīng)尋找無人之處，而切勿當(dāng)眾自說自活。公共場(chǎng)所乃是公有共享之處，在那里最得體的做法，是人人都要自覺地保持肅靜。顯而易見，在公共場(chǎng)所里手機(jī)與呼機(jī)狂叫不止，或是在那里與他人進(jìn)行當(dāng)眾的通話，都是侵犯他人權(quán)利、不講社會(huì)公德的表現(xiàn)。在參加宴會(huì)、舞會(huì)、音樂會(huì)，前往法院、圖書館，或是參觀各類展覽時(shí)，尤須切記此點(diǎn)。
 
　　在工作崗位之上，亦應(yīng)注意不使自己的手機(jī)與呼機(jī)的使用有礙于工作、有礙于別人。商界人士在寫字間里辦公時(shí)，盡量不要讓手機(jī)與呼機(jī)大呼小叫。尤其是在開會(huì)、會(huì)客、上課、談判、簽約以及出席重要的儀式、活動(dòng)時(shí)，必須要自覺地提前采取措施，令自己的手機(jī)或呼機(jī)禁聲不響。在必要時(shí)，可暫時(shí)將其關(guān)機(jī)，或者委托他人代為保管。這樣做，表明自己一心不可二用，因而也是對(duì)有關(guān)交往對(duì)象的一種尊重和對(duì)有關(guān)活動(dòng)的一種重視。
 
　　其三，是要保證暢通。使用手機(jī)與呼機(jī)，主要的目的是為了保證自己與外界的聯(lián)絡(luò)暢通無阻，商界人士對(duì)于此點(diǎn)不僅必須重視，而且還需為此而采取一切行之有效的措施。
 
　　告訴交往對(duì)象自己的手機(jī)或呼機(jī)號(hào)碼時(shí)，務(wù)必力求準(zhǔn)確無誤。如系口頭相告，應(yīng)重復(fù)一兩次，以便對(duì)方進(jìn)行驗(yàn)證。若自己的手機(jī)或呼機(jī)改動(dòng)了號(hào)碼，應(yīng)及時(shí)通報(bào)給重要的交往對(duì)象，免得雙方的聯(lián)系一時(shí)中斷。有必要時(shí)。除手機(jī)、呼號(hào)碼外，不妨同時(shí)再告訴自己的交往對(duì)象其他幾種聯(lián)系方式，以有備無患。
 
　　接到他人的尋呼或打在手機(jī)上的電話之后，一般應(yīng)當(dāng)及時(shí)與對(duì)方聯(lián)絡(luò)。沒有極其特殊的原因，與對(duì)方進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的時(shí)間不應(yīng)當(dāng)在此后超過五分鐘。尋呼他人或撥打他人的手機(jī)之后，亦應(yīng)保持耐心，一般應(yīng)當(dāng)?shù)群驅(qū)Ψ绞昼娮笥�。在此期間，不宜再同其他人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，以防電話頻頻占線。不及時(shí)回復(fù)他人電話，呼叫、撥打他人手機(jī)后迅速離去，或是轉(zhuǎn)而接打他人的電話，都會(huì)被視作惡意的犯規(guī)。
 
　　萬一因故暫時(shí)不方便使用手機(jī)或呼機(jī)時(shí)，可在尋呼臺(tái)、語音信箱上留言，說明具體原因，告之來電、來話者自己的其他聯(lián)系方式。有時(shí)，還可采用轉(zhuǎn)移呼叫的方式與外界保持聯(lián)系。
 
　　其四，是要重視私密。通訊自由，是受到法律保護(hù)的。在通訊自由之中，秘密性，即通訊屬于個(gè)人私事和個(gè)人秘密，是其重要內(nèi)容之一。使用手機(jī)、呼機(jī)時(shí)，對(duì)此亦應(yīng)予以重視。
 
　　一般而言，二者的號(hào)碼，尤其是手機(jī)的號(hào)碼，不宜隨便告之于人。即便在名片上，也不宜包含此項(xiàng)內(nèi)容。因此，不應(yīng)當(dāng)隨便打探他人的手機(jī)、呼機(jī)號(hào)碼，更不應(yīng)當(dāng)不負(fù)責(zé)任地將別人的手機(jī)、呼機(jī)號(hào)碼轉(zhuǎn)告他人，或是對(duì)外界廣而告之。
 
　　出于自我保護(hù)和防止他人盜機(jī)、盜碼等多方面的考慮，通常不宜隨意將本人的手機(jī)、呼機(jī)借與他人使用，或是前往不正規(guī)的維修點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檢修。考慮到相同的原因，隨意借用別人的手機(jī)、呼機(jī)也是不適當(dāng)?shù)摹?BR> 
　　其五，是要注意安全。使用手機(jī)、呼機(jī)時(shí)，對(duì)于有關(guān)的安全事項(xiàng)絕對(duì)不可馬虎大意。在任何時(shí)候，都切不可在使用時(shí)有礙自己或他人的安全。
 
　　按照常規(guī)，在駕駛車輛時(shí)，不宜忙里偷閑，同時(shí)使用手機(jī)通話，或是查看呼機(jī)。弄不好的話，就極有可能導(dǎo)致交通事故。
 
　　乘坐客機(jī)時(shí)，必須自覺地關(guān)閉本人隨身攜帶的手機(jī)、呼機(jī)。因?yàn)樗鼈兯l(fā)出的電子訊號(hào)，會(huì)干擾飛機(jī)的導(dǎo)航系統(tǒng)。
 
　　在加油站或是醫(yī)院里停留期間，也不準(zhǔn)開啟手機(jī)、呼機(jī)。否則，就有可能釀成火災(zāi)，或影響醫(yī)療儀器設(shè)備的正常使用。此外，在一切標(biāo)有文字或圖示禁用手機(jī)、呼機(jī)的地方，均須遵守規(guī)定。
 
　　目前，在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對(duì)象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應(yīng)運(yùn)而生，并且迅速走紅于商界。
 
　　傳真，又叫作傳真電報(bào)。它是利用光電效應(yīng)，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機(jī)，對(duì)外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)的方式�，F(xiàn)在，在國內(nèi)的商界單位中，傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。
 
　　利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是，它操作簡(jiǎn)便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動(dòng)性能較差，需要專人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候，它的清晰度難以確保。
 
　　商界人士在利用傳真對(duì)外通訊聯(lián)絡(luò)時(shí)，必須注意下述三個(gè)方面的禮儀問題。
 
　　第一，必須合法使用。國家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用手續(xù)，否則即為非法之舉。
 
　　具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。 !
 
　　安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測(cè)，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。
 
　　使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門交納使用費(fèi)用。
 
　　第二，必須得法使用。使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會(huì)令其效果受到一定程度的影響。
 
　　本人或本單位所使用的傳真機(jī)號(hào)碼，應(yīng)被正確無誤地告之自己重要的交往對(duì)象。一般而言，在商用名片上，傳真號(hào)碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
 
　　對(duì)于主要交往對(duì)象的傳真號(hào)碼，必須認(rèn)真地記好。為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先向?qū)Ψ酵▓?bào)一下。這樣作既提醒了對(duì)方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。
 
　　發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。
 
　　單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。 

　　第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
 
　　在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要嘆記這一條。
 
　　出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外?對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
 
　　人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時(shí)，千萬不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
 
　　近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來了一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發(fā)展可謂突飛猛進(jìn)，日新月異，令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來越廣泛的使用。
 
　　電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時(shí)間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。
 
　　商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。
 
　　第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對(duì)方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時(shí)，下列三點(diǎn)尤其必須注意。
 
　　一是主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。
 
　　二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。
 
　　三是內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。
 
　　第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無比珍貴的。對(duì)商界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間�！�
 
　　有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子信件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。
 
　　目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩惱不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事。
 
　　不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。
 
　　第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書。
 
　　因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的電子郵件。
 
　　第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能�，F(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
 
　　這主要是因?yàn)椋环矫�，�?duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個(gè)電子郵件就很可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。