麥肯錫理論：成熟職場(chǎng)人，如何準(zhǔn)確高效傳遞信息

　在職場(chǎng)中，信息傳達(dá)要求準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，否則工作難以高效進(jìn)行，但是有時(shí)信息被表達(dá)出來(lái)后的效果和原本設(shè)想的存在很大偏差，甚至有時(shí)會(huì)造成誤會(huì)。因此學(xué)會(huì)如何高效地傳遞信息，是一個(gè)成熟的職場(chǎng)人的必修功課。

　　想必很多人都知道麥肯錫的“金字塔原理”和“電梯原則”。前者即傳遞信息時(shí)是先從結(jié)論說(shuō)起，即表達(dá)中心思想，然后再向前推演，這關(guān)鍵在于要準(zhǔn)確地把握信息的關(guān)鍵點(diǎn)。后者是在極短時(shí)間內(nèi)簡(jiǎn)單清晰地表達(dá)自己的觀點(diǎn)，即以極高速度對(duì)信息進(jìn)行壓縮。這兩種信息傳遞技能對(duì)于成熟的職場(chǎng)人來(lái)說(shuō)都是不可或缺的。

　　成熟的職場(chǎng)人傳遞信息時(shí)最好是能達(dá)到“金字塔原理”和“電梯原則”的要求，既能把握重點(diǎn)，一針見(jiàn)血，又能言簡(jiǎn)意賅，隨機(jī)應(yīng)變，雷厲風(fēng)行。這需要職場(chǎng)人在工作中能用清晰的邏輯來(lái)對(duì)自己所要傳遞的信息進(jìn)行思考，而掌握科學(xué)的信息的分類和傳遞原理，可以幫助我們進(jìn)行這場(chǎng)頭腦風(fēng)暴。

　　麥肯錫將信息分為規(guī)范性信息和描述性信息，前者是表述事物應(yīng)該具有的狀態(tài)和應(yīng)該采取的活動(dòng)，常出現(xiàn)在提案、建議中，表現(xiàn)的是結(jié)果和動(dòng)作，傳遞的信息的效果是告訴對(duì)方“應(yīng)該”做什么，具有命令性、強(qiáng)制性；而后者分為記述性和評(píng)價(jià)性兩類，記述性信息平鋪直敘，表述事實(shí)，但是不包含對(duì)事物的評(píng)估和判斷。評(píng)價(jià)性信息是對(duì)事物性能等進(jìn)行判斷，評(píng)估好壞，常出現(xiàn)形容詞。如下圖所示：

　　1.如何向上司做匯報(bào)

　　麥肯錫的書(shū)中分析了一個(gè)向上級(jí)匯報(bào)其他公司發(fā)展情況的案例，部門(mén)主管向山田詢問(wèn)X公司最近一季度的業(yè)績(jī)，山田的報(bào)告內(nèi)容殷實(shí)詳細(xì)，數(shù)據(jù)也清晰準(zhǔn)確，但是卻一而再地被上司追問(wèn)、質(zhì)疑。下面是主管和山田君的對(duì)話：

　　主管：山田，X公司最近的業(yè)績(jī)?nèi)绾危?/p>

　　山田：是……X公司最近一季的銷售額為220億日元，營(yíng)業(yè)利潤(rùn)為5億日元。自由現(xiàn)金流量為87億日元。昨天股票的收盤(pán)價(jià)為358日元。

　　主管：喔，所以呢……

　　山田：�。∈恰孟襁�有特別損失的部分，再扣除稅之后，利益為2億日元。利息支出大概為1千萬(wàn)日元左右。

　　主管：所以呢？

　　山田：��！還有……公司的利益收益為200萬(wàn)日元。銷售成本是……

　　主管：我是問(wèn)你：“他們公司的業(yè)績(jī)?cè)趺礃樱亢眠�是不好？”

　　山田：喔，是似乎回升了不少……

　　主管：好啦！有上升就是啦，我知道了……

　　從這個(gè)對(duì)話我們可以清楚地看到，山田之所以會(huì)一再被上司追問(wèn)，原因在于他不斷補(bǔ)充的信息的結(jié)果和主管所需要的背道而馳，主管需要山田對(duì)X公司進(jìn)行調(diào)查之后，分析數(shù)據(jù)做出評(píng)價(jià)，即給出評(píng)價(jià)性信息。而山田卻再不斷地提供記述性信息，即各種數(shù)據(jù)和事實(shí)。因此當(dāng)我們向上司做匯報(bào)的時(shí)候，一定要先弄清楚，上司是需要你給他羅列數(shù)據(jù)、陳述事實(shí)，還是需要你在匯報(bào)之前對(duì)材料進(jìn)行分析，匯報(bào)時(shí)直接給出結(jié)果，免得花了九牛二虎之力，最終卻無(wú)功而返，甚至還被質(zhì)疑職業(yè)素養(yǎng)。

　　2.一份讓大家欣然接受的文案該怎樣傳遞信息

　　一份文案策劃的實(shí)現(xiàn)，常常是需要協(xié)調(diào)各方面人員采取行動(dòng)。因此在文案中不可避免地出現(xiàn)規(guī)范性信息，如表達(dá)策劃部門(mén)對(duì)其他部門(mén)行動(dòng)的要求，但是這樣的內(nèi)容，如果不進(jìn)行修飾和調(diào)整，很容易造成語(yǔ)氣的生硬，難免會(huì)讓他人覺(jué)得反感和不快，更談不上積極配合。因此，不如采用評(píng)價(jià)性或描述性信息，表達(dá)起來(lái)更為委婉。

　　描述性信息由于接收人的不同，在某些情況下可以轉(zhuǎn)化成規(guī)范性信息，即表達(dá)“應(yīng)該”的意思，來(lái)促使對(duì)方做出行動(dòng)。但前提是當(dāng)你知道對(duì)方的評(píng)價(jià)條目、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和行動(dòng)原理。如記述性信息“這部引擎的功率有250馬力”，可以被某些接受者理解為規(guī)范性信息“我應(yīng)該去買一個(gè)這樣的引擎”，評(píng)價(jià)條目是“引擎性能的好壞由功率決定”，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是“250的功率算是非常高的了”，其中記述性信息可以轉(zhuǎn)化成評(píng)價(jià)性信息。傳達(dá)給接受者“這個(gè)引擎性能特別好”。之后，由于傳遞者了解對(duì)方的行動(dòng)原理即“既然這個(gè)引擎性能這么好，那肯定有益于讓機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)，我應(yīng)該去買一個(gè)這樣的引擎”，最終評(píng)價(jià)性信息會(huì)轉(zhuǎn)化為規(guī)范性信息，促使對(duì)方做出實(shí)際行動(dòng)。如下圖所示：

①傳達(dá)評(píng)價(jià)性信息促使對(duì)方做出行動(dòng)

　　在你的文案中，你希望大家配合你所在的部門(mén)進(jìn)行活動(dòng)。由于和其他人的行動(dòng)原理一致，都是希望公司發(fā)展而使利益更大化，所以你可以用評(píng)價(jià)性信息表達(dá)要求。如：

　　評(píng)價(jià)性信息：a.采取A行動(dòng)很不錯(cuò)。

　　 b.A行動(dòng)對(duì)于你是不可或缺的/必要的。（但是不要濫用“不可或缺”、“必要的”這類色彩比較強(qiáng)硬的詞，使用過(guò)于頻繁，會(huì)讓人覺(jué)得不耐煩。）

　　②傳達(dá)記述性信息促使對(duì)方做出行動(dòng)

　　傳達(dá)描述性信息會(huì)比傳達(dá)記述性信息更為委婉，但是必須滿足傳達(dá)者和接受者評(píng)價(jià)條目、標(biāo)準(zhǔn)和行動(dòng)原理三者的一致。如：

　　記述性信息：a:如果你采取A行動(dòng)，就有XX結(jié)果。

　　 b:A行動(dòng)由X個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成嗎，每個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)……，從而促使公司業(yè)績(jī)上升。