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麥肯錫理論:成熟職場人,如何準(zhǔn)確高效傳遞信息


作者:秦青

 在職場中,信息傳達(dá)要求準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn),否則工作難以高效進(jìn)行,但是有時信息被表達(dá)出來后的效果和原本設(shè)想的存在很大偏差,甚至有時會造成誤會。因此學(xué)會如何高效地傳遞信息,是一個成熟的職場人的必修功課。

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  想必很多人都知道麥肯錫的“金字塔原理”和“電梯原則”。前者即傳遞信息時是先從結(jié)論說起,即表達(dá)中心思想,然后再向前推演,這關(guān)鍵在于要準(zhǔn)確地把握信息的關(guān)鍵點(diǎn)。后者是在極短時間內(nèi)簡單清晰地表達(dá)自己的觀點(diǎn),即以極高速度對信息進(jìn)行壓縮。這兩種信息傳遞技能對于成熟的職場人來說都是不可或缺的。

  成熟的職場人傳遞信息時最好是能達(dá)到“金字塔原理”和“電梯原則”的要求,既能把握重點(diǎn),一針見血,又能言簡意賅,隨機(jī)應(yīng)變,雷厲風(fēng)行。這需要職場人在工作中能用清晰的邏輯來對自己所要傳遞的信息進(jìn)行思考,而掌握科學(xué)的信息的分類和傳遞原理,可以幫助我們進(jìn)行這場頭腦風(fēng)暴。

  麥肯錫將信息分為規(guī)范性信息和描述性信息,前者是表述事物應(yīng)該具有的狀態(tài)和應(yīng)該采取的活動,常出現(xiàn)在提案、建議中,表現(xiàn)的是結(jié)果和動作,傳遞的信息的效果是告訴對方“應(yīng)該”做什么,具有命令性、強(qiáng)制性;而后者分為記述性和評價性兩類,記述性信息平鋪直敘,表述事實(shí),但是不包含對事物的評估和判斷。評價性信息是對事物性能等進(jìn)行判斷,評估好壞,常出現(xiàn)形容詞。如下圖所示:

  1.如何向上司做匯報

  麥肯錫的書中分析了一個向上級匯報其他公司發(fā)展情況的案例,部門主管向山田詢問X公司最近一季度的業(yè)績,山田的報告內(nèi)容殷實(shí)詳細(xì),數(shù)據(jù)也清晰準(zhǔn)確,但是卻一而再地被上司追問、質(zhì)疑。下面是主管和山田君的對話:

  主管:山田,X公司最近的業(yè)績?nèi)绾危?/p>

  山田:是……X公司最近一季的銷售額為220億日元,營業(yè)利潤為5億日元。自由現(xiàn)金流量為87億日元。昨天股票的收盤價為358日元。

  主管:喔,所以呢……

  山田:!是……好像還有特別損失的部分,再扣除稅之后,利益為2億日元。利息支出大概為1千萬日元左右。

  主管:所以呢?

  山田:!還有……公司的利益收益為200萬日元。銷售成本是……

  主管:我是問你:“他們公司的業(yè)績怎么樣?好還是不好?”

  山田:喔,是似乎回升了不少……

  主管:好啦!有上升就是啦,我知道了……

  從這個對話我們可以清楚地看到,山田之所以會一再被上司追問,原因在于他不斷補(bǔ)充的信息的結(jié)果和主管所需要的背道而馳,主管需要山田對X公司進(jìn)行調(diào)查之后,分析數(shù)據(jù)做出評價,即給出評價性信息。而山田卻再不斷地提供記述性信息,即各種數(shù)據(jù)和事實(shí)。因此當(dāng)我們向上司做匯報的時候,一定要先弄清楚,上司是需要你給他羅列數(shù)據(jù)、陳述事實(shí),還是需要你在匯報之前對材料進(jìn)行分析,匯報時直接給出結(jié)果,免得花了九牛二虎之力,最終卻無功而返,甚至還被質(zhì)疑職業(yè)素養(yǎng)。

  2.一份讓大家欣然接受的文案該怎樣傳遞信息

  一份文案策劃的實(shí)現(xiàn),常常是需要協(xié)調(diào)各方面人員采取行動。因此在文案中不可避免地出現(xiàn)規(guī)范性信息,如表達(dá)策劃部門對其他部門行動的要求,但是這樣的內(nèi)容,如果不進(jìn)行修飾和調(diào)整,很容易造成語氣的生硬,難免會讓他人覺得反感和不快,更談不上積極配合。因此,不如采用評價性或描述性信息,表達(dá)起來更為委婉。

  描述性信息由于接收人的不同,在某些情況下可以轉(zhuǎn)化成規(guī)范性信息,即表達(dá)“應(yīng)該”的意思,來促使對方做出行動。但前提是當(dāng)你知道對方的評價條目、評價標(biāo)準(zhǔn)和行動原理。如記述性信息“這部引擎的功率有250馬力”,可以被某些接受者理解為規(guī)范性信息“我應(yīng)該去買一個這樣的引擎”,評價條目是“引擎性能的好壞由功率決定”,評價標(biāo)準(zhǔn)是“250的功率算是非常高的了”,其中記述性信息可以轉(zhuǎn)化成評價性信息。傳達(dá)給接受者“這個引擎性能特別好”。之后,由于傳遞者了解對方的行動原理即“既然這個引擎性能這么好,那肯定有益于讓機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn),我應(yīng)該去買一個這樣的引擎”,最終評價性信息會轉(zhuǎn)化為規(guī)范性信息,促使對方做出實(shí)際行動。如下圖所示:

①傳達(dá)評價性信息促使對方做出行動

  在你的文案中,你希望大家配合你所在的部門進(jìn)行活動。由于和其他人的行動原理一致,都是希望公司發(fā)展而使利益更大化,所以你可以用評價性信息表達(dá)要求。如:

  評價性信息:a.采取A行動很不錯。

   b.A行動對于你是不可或缺的/必要的。(但是不要濫用“不可或缺”、“必要的”這類色彩比較強(qiáng)硬的詞,使用過于頻繁,會讓人覺得不耐煩。)

  ②傳達(dá)記述性信息促使對方做出行動

  傳達(dá)描述性信息會比傳達(dá)記述性信息更為委婉,但是必須滿足傳達(dá)者和接受者評價條目、標(biāo)準(zhǔn)和行動原理三者的一致。如:

  記述性信息:a:如果你采取A行動,就有XX結(jié)果。

   b:A行動由X個環(huán)節(jié)構(gòu)成嗎,每個環(huán)節(jié)會……,從而促使公司業(yè)績上升。


文章熱詞: ·麥肯錫 ·傳遞信息·職能提升

作者:秦青;上傳用戶:minghao;上傳時間:2016-5-26;來源:MBA智庫


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